Компания оказывает услуги по торговле автотранспортными средствами.
Направления работ:
- Сервисное обслуживание предприятий-недропользователей
- Предоставление в аренду автомобилей с экипажем (аутсорсинг автопарка)
- Эксклюзивное дилерство SANY - крупного производителя карьерной техники и горнодобывающей продукции
- Эксклюзивный дистрибьютер завода изготовителя самосвалов Iveco - АО "Уральсагрореммаш"
- Эксклюзивный дистрибьютер завода изготовителя фронтальных погрузчиков Ensign
Задачи проекта
Компания обратилась к BPM-EXPERT c целью автоматизировать процессы документооборота, делопроизводства и управление договорной деятельностью.
Система должна обеспечивать:
- создание и согласование договора;
- пакетное согласование договоров;
- подписание бумажной версии документа;
- подписание с помощью ЭП через сервис ЭДО Контур.Диадок;
- интеллектуальное сравнение версий документов;
- интеграцию с 1С;
- интеграцию с внешним файловым сервисом для хранения подписанных договоров;
- коммуникацию с контрагентами по электронной почте из карточки договора.
Было необходимо выполнить следующие базовые настройки:
- Разработка полного технического задания на проект.
- Разворачивание и настройка базовой конфигурации системы ELMA365 ECM на инфраструктуре заказчика.
- Проектирование целевого решения на базе платформы ELMA365.
Рассказываем о кейсе на вебинаре:
Этапы работ
Подготовительный этап, фаза 1
Подготовка и согласование технического задания, разворачивание и базовые настройки тестовой среды.
Внедрение ELMA365, фаза 1
Создание и настройка приложений, бизнес-процессов решения «Управление договорами». Настройка модулей: сравнение документов ИИ, интеграция с Диадок, OnlyOffice, Аудит изменений платформы. Разработка кастомного шаблона листа согласования.
Опытно-промышленная эксплуатация фазы 1
Перенос и настройка функциональности в тестовой и промышленной средах, сопровождение решения, доработки.
Подготовительный этап, фаза 2
Подготовка и согласование дополнения к техническому заданию по функциональности фазы 2.
Внедрение ELMA365, фаза 2
Разработка интеграции с 1С, разработка интеграции со сторонним файловым хранилищем, реализация отправки и получения электронного письма в карточке договора.
Опытно-промышленная эксплуатация, фаза 2
Перенос и настройка функциональности в тестовой и промышленной средах, сопровождение решения, доработки, обучение пользователей, подготовка документации.
Особенности проекта
- Использование одного приложения для входящих и исходящих договоров.
- Использование пакетного согласования документов в бизнес-процессах.
- Управление очередностью подписания документов сторонами.
- Использование искусственного интеллекта для сравнения документов.
- Использование кастомного шаблона листа согласования.
- Интеграция с внешним файловым сервисом Synology для хранения документов.
- Коммуникация с контрагентами по электронной почте в карточке договора.
Чего мы добились
- Единое пространство для работы с договорами от создания до подписания и хранения.
- Автоматизация определения маршрута согласования и подписания договора (19 маршрутов).
- Появился контроль внесения изменений в договор участниками процесса на этапе согласования.
- Выполнены интеграции с ЭДО Диадок, с 1С, со сторонним файловым хранилищем, с OnlyOffice, с модулем «Сравнение документов», модулем «Аудит изменений платформы». Интеграции выполнены в процессах по согласованию и подписанию договоров.
По словам клиента, эффектом от внедрения системы является ускорение в несколько раз процессов согласования и подписания договоров, снижение количества бумажных документов, а также сокращение количества ошибок на этапах внутреннего и внешнего согласования.
